Importeren en exporteren met Oekraïne voor het MKB: praktisch stappenplan en fiscale keuzes

Importeren uit oekraine of exporteren naar de Oekraïense markt is voor het Nederlandse MKB toegankelijker dan veel ondernemers denken. Sinds het EU-associatieverdrag zijn de meeste tarieven verlaagd of afgeschaft, en de kandidaat-lidmaatschapsstatus versnelt de harmonisatie van regelgeving verder. Deze gids beschrijft de praktische goederenstroom, en beantwoordt de vraag waar veel ondernemers op vastlopen: doe je de handel direct vanuit je Nederlandse BV, of zet je een lokale entiteit op — een FOP of een TOV — en wanneer loont welke keuze?

Deze gids is een startpunt. Concrete cijfers over tarieven, drempels en single-tax-regimes veranderen; verifieer altijd bij RVO, de Belastingdienst en een lokale adviseur voordat je een structuur opzet.

De goederenstroom in de praktijk — door Onno den Hoed

Begin met één zending

Bij MKB-ondernemers die goed van start gaan, valt hetzelfde patroon op: ze beginnen niet met een raamcontract, maar met één zending. Een proefpartij van beperkte omvang legt in de praktijk zaken bloot die geen powerpoint kan voorspellen — kwaliteit, douanepapieren, transporttijden en de betrouwbaarheid van je partner.

Incoterms in het MKB

Drie Incoterms komen vrijwel altijd terug in de praktijk:

• FCA (Free Carrier) — koper regelt vervoer vanaf een afgesproken punt in Oekraïne. Meest gebruikt bij importeren uit Oekraïne door NL-partijen die zelf een vaste vervoerder hebben.
• DAP (Delivered At Place) — verkoper regelt vervoer tot een adres in NL of Oekraïne. Handig bij export naar Oekraïne als je klant het transport bij jou wil neerleggen.
• DDP (Delivered Duty Paid) — verkoper regelt óók de invoerrechten en douaneafhandeling. Vermijd DDP naar Oekraïne tenzij je zelf een lokale entiteit hebt; de importformaliteiten zijn een aparte discipline.

Betaling en zekerheid

Voor een eerste zending kies je zekerheid boven marge. Werkbare varianten:

• Voorschot (30–50%) plus restant op verzendbewijs — meest gebruikt bij export naar Oekraïne.
• Letter of Credit — duurder maar zeker, geschikt vanaf grotere ordervolumes.
• Escrow via een Europese bank — een middenweg die aan populariteit wint.

Open account zonder track record is bij eerste zaken een groot risico. Bouw vertrouwen op met kleine transacties voordat je op factuur werkt.

Transport en verzekering

Wegtransport via Polen is de standaardroute; treintransport en zeevracht via de Zwarte Zee zijn afhankelijk van de veiligheidssituatie. Verzeker de lading via een Nederlandse transportverzekeraar met dekking voor oorlogs- en stakingsrisico's — vraag expliciet naar de war-risk-clause.

Douane en documentatie

De basisdocumenten bij handel met Oekraïne zijn de EUR.1 (of preferentiële oorsprongsverklaring), de commerciële factuur, de paklijst, de vrachtbrief (CMR) en voor sommige goederen een certificaat van oorsprong of een veterinair certificaat. Meer diepgang, inclusief typische aandachtspunten per productcategorie, staat in onze aparte gids Douaneprocedures Oekraïne.

Btw in het kort

Voor btw geldt de standaardsystematiek: export vanuit NL is 0% mits je een geldig bewijs van uitvoer hebt; invoer in NL verloopt via de verleggingsregeling (artikel 23-vergunning) als je die hebt. MKB-specifieke aandachtspunten — kleineondernemersregeling, drempels, correctie bij retouren — behandelen we in Btw bij zakendoen met Oekraïne.

Fiscale keuze: welke structuur past bij jouw handel? — door Nazar Shestopalov

De vraag "moet ik een Oekraïense entiteit opzetten?" heeft geen algemeen antwoord. De juiste keuze hangt af van drie factoren: volume, frequentie en of je lokaal personeel of voorraad wilt hebben. Hieronder de drie werkbare varianten voor het MKB.

Optie A — Direct vanuit je Nederlandse BV

Je factureert vanuit je NL BV aan de Oekraïense afnemer, of ontvangt facturen van een Oekraïense leverancier. Geen lokale entiteit nodig.

Wanneer past dit? Incidentele of kleinschalige handel, één tot enkele zendingen per jaar, geen lokale operatie.

Voordelen: eenvoud, geen registratiekosten, geen dubbele boekhouding.

Beperkingen: je kunt niet lokaal inkopen op naam van je bedrijf, en je bent afhankelijk van je Oekraïense tegenpartij voor de lokale kant.

Optie B — FOP (Fizychna Osoba-Pidpryyemets)

De FOP is de Oekraïense equivalent van een ZZP'er of eenmanszaak, maar met een aantrekkelijk fiscaal regime: het single-tax-systeem. Ondernemers registreren zich in één van drie groepen, elk met een eigen tarief en omzetplafond.

• Groep 1 en 2 — vast maandelijks bedrag, bedoeld voor kleinschalige lokale dienstverlening.
• Groep 3 — 5% van de omzet (of 3% plus btw), met een omzetplafond dat jaarlijks wordt geïndexeerd. Groep 3 is de variant die voor MKB-handel het meest relevant is.

Plafond 2026 (groep 3): het jaarlijkse omzetplafond wordt berekend als 1.167 × het Oekraïense minimumloon per 1 januari. Voor 2026 komt dat neer op ordegrootte UAH 9,3 miljoen — circa € 200.000 omzet per jaar, tegen een vlak tarief van 5%. Voor veel MKB-handelsactiviteiten (agents, inkoopkantoor, lokale dienstverlening) is dat een fors plafond in combinatie met een zeer laag effectief tarief — vergeleken met een NL BV (25,8% Vpb over winst) of een TOV (18% Vpb) is dat voor de juiste use case aantrekkelijk.

(Stand per 2026, verifieer het exacte plafond en tarief bij de Oekraïense State Tax Service of een lokale adviseur — minimumloon en indexatie wijzigen bij wetsupdates.)

Wanneer past een FOP? Als je een vaste lokale samenwerkingspartner hebt die op FOP-basis kan factureren, of als een expat/manager ter plaatse zelf onder FOP-status werkt. Ook geschikt voor Oekraïense freelancers of agents die je namens jouw NL BV inzet.

Beperkingen: een FOP staat op naam van een natuurlijk persoon. Je Nederlandse BV kan geen FOP zijn. Het omzetplafond kan bij groei knellen; boven dat plafond is een TOV nodig.

Kan ik als Nederlander zelf een FOP registreren?

Ja. Ook een Nederlander kan een FOP registreren en zo onder het 5%-regime van groep 3 vallen. In de praktijk heb je een Oekraïens fiscaal nummer (ІПН) nodig, een verblijfstitel of geregistreerd adres in Oekraïne, en een lokale bankrekening. De registratie zelf loopt via Diia of de belastingdienst en is binnen enkele dagen rond.

Voor wie is dit interessant? Vooral locatie-onafhankelijke dienstverleners die aan buitenlandse klanten factureren: IT en software, marketing, SEO en paid media, design, UX en content, online consulting en coaching, SaaS-founders en e-commerce operators. Praktisch het hele Oekraïense IT-ecosysteem draait al jaren op FOP-groep 3.

Belangrijkste voorwaarde die in marketingverhalen vaak wegvalt: het fiscale voordeel telt pas als je je fiscale middelpunt daadwerkelijk naar Oekraïne verplaatst. Dat betekent niet 365 dagen per jaar in Kyiv zitten — reizen en digital-nomad-fases mogen prima — maar wel: een echte woning in Oekraïne, uitschrijving bij de BRP, en minder dan 183 dagen per jaar in Nederland zonder daar nog een woning duurzaam beschikbaar te houden. Alleen een postadres in Kyiv is onvoldoende; blijf je met één been in Nederland staan, dan belast NL je wereldinkomen gewoon door.

De volledige uitleg, inclusief registratiestappen als buitenlander, de NL-fiscale kant (fiscale woonplaats, verdrag NL–UA, exitheffing) en een vergelijking met alternatieven zoals Estland, Portugal en Paraguay, staat in ons aparte artikel: FOP in Oekraïne voor Nederlandse ondernemers.

Optie C — TOV (Oekraïense BV)

Een TOV is een volwaardige lokale entiteit met aandeelhouders, directie en boekhouding. Winstbelasting 18% (stand per 2026).

Wanneer past een TOV? Structurele handel met eigen voorraad in Oekraïne, lokaal personeel, of als je omzet boven het FOP-plafond komt. Ook noodzakelijk als je wilt investeren in de partij (zie onze gids Investeren in Oekraïne).

Voordelen: volledige lokale operatie mogelijk, beperkte aansprakelijkheid, geschikt voor groei.

Beperkingen: hogere administratieve lasten, jaarrekening en fiscale aangifte, oprichting duurt twee tot vier weken.

Beslistabel in één oogopslag

Volgende stap

Handel met Oekraïne is voor het MKB goed te doen, mits je start met één zending en de juiste structuur pas opzet als je volume dat rechtvaardigt. Zie ook onze praktijkcase Hagatex — een Nederlandse ondernemer die deze stap gefaseerd doorliep.

Twijfel je welke structuur bij jouw handel past? Neem contact op voor een gesprek — we kijken samen naar volume, frequentie en jouw fiscale positie voordat je iets registreert.