Privacyverklaring

Ukraine Business Desk is een activiteit van O. den Hoed Beheer B.V., met vestigingsadres aan Verbytskyi Mykhailo Street 13, Palanky, Yavoriv District, Oblast Lviv, Oekraïne.

O. den Hoed Beheer B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Bedrijfsgegevens

O. den Hoed Beheer B.V.
KvK-nummer: 68405472
Vestigingsnummer: 000036850446
Verbytskyi Mykhailo Street 13
Palanky, Yavoriv District
Oblast Lviv, Oekraïne

E-mail: info@ukrainebusinessdesk.nl

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening, communicatie en bedrijfsvoering. Dit kan onder meer gaan om:

• naam;
• bedrijfsnaam;
• functie;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• adresgegevens;
• gegevens die iemand invult via een contactformulier;
• informatie die wordt gedeeld tijdens e-mailcontact, telefoongesprekken of verkenningsgesprekken;
• gegevens over zakelijke interesse, opdracht, project of aanvraag;
• factuurgegevens;
• technische gegevens, zoals IP-adres, browserinformatie en websitegebruik, voor zover dit via de website of analytische tools wordt verzameld.

Wij vragen niet actief om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, religie, politieke voorkeur of andere gevoelige informatie. Wij verzoeken bezoekers en opdrachtgevers om dergelijke informatie niet onnodig met ons te delen.

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• beantwoorden van vragen;
• plannen van verkenningsgesprekken;
• beoordelen van aanvragen;
• opstellen van offertes;
• uitvoeren van opdrachten;
• onderhouden van contact met opdrachtgevers en zakelijke relaties;
• versturen van relevante informatie over onze dienstverlening;
• administratieve en financiële verwerking;
• voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• verbeteren van onze website, dienstverlening en communicatie;
• beveiligen van onze website en systemen.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor volledig geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen voor betrokkenen.

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat onder de AVG. Afhankelijk van de situatie kan dat zijn:

• uitvoering van een overeenkomst of voorbereiding daarop;
• toestemming, bijvoorbeeld bij het invullen van een formulier of aanmelden voor communicatie;
• gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor zakelijke communicatie, relatiebeheer, beveiliging en verbetering van onze dienstverlening;
• wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor de financiële administratie en fiscale bewaarplicht.

Wanneer iemand via de website een formulier invult of een verkenningsgesprek plant, gebruiken wij de ingevulde gegevens om contact op te nemen en de aanvraag te beoordelen.

Deze gegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt, tenzij er later een opdracht of zakelijke relatie uit voortkomt.

Bij opdrachten kan de opdrachtgever informatie met ons delen over bedrijven, contactpersonen, leveranciers, locaties, projecten of zakelijke kansen in Oekraïne.

Wij gebruiken deze informatie alleen voor de uitvoering van de opdracht. Wanneer het nodig is om informatie te delen met lokale partners, adviseurs, vertalers, juristen, accountants, makelaars, chauffeurs of andere uitvoerende partijen, doen wij dat alleen voor zover dit noodzakelijk is voor de opdracht.

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor:

• uitvoering van een opdracht;
• administratieve verwerking;
• hosting, websitebeheer of e-maildiensten;
• boekhouding en fiscale verplichtingen;
• juridische of professionele ondersteuning;
• samenwerking met lokale partners of specialisten in Oekraïne;
• naleving van wettelijke verplichtingen.

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij waar nodig passende afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

Omdat onze dienstverlening gericht is op Oekraïne, kan het in sommige gevallen nodig zijn om persoonsgegevens of zakelijke contactgegevens te delen met partijen in Oekraïne.

Dit gebeurt alleen wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een opdracht of wanneer de opdrachtgever hiervoor informatie heeft verstrekt met het oog op die opdracht.

Wij gaan daarbij zorgvuldig om met persoonsgegevens en delen niet meer gegevens dan noodzakelijk.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

In het algemeen hanteren wij de volgende uitgangspunten:

• contactaanvragen worden bewaard zolang nodig is voor opvolging en relatiebeheer;
• offerte- en opdrachtgegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor uitvoering, administratie en eventuele nazorg;
• factuur- en administratiegegevens worden bewaard zolang dit wettelijk verplicht is;
• e-mailcorrespondentie kan worden bewaard zolang dit relevant is voor de zakelijke relatie, opdracht of bewijspositie.

Volgens de AVG bewaren wij persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze worden verwerkt.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking of wijziging.

Denk hierbij aan zorgvuldige toegang tot systemen, beveiligde communicatie waar passend, betrouwbare softwarediensten en beperking van toegang tot gegevens tot personen die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Onze website kan gebruikmaken van functionele cookies en, indien ingericht, analytische cookies om de website goed te laten werken en inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

• Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten werken.
• Analytische cookies helpen ons begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken.
• Marketing- of trackingcookies worden alleen gebruikt na voorafgaande toestemming, wanneer deze daadwerkelijk zijn ingesteld.

Wanneer trackingcookies, marketingcookies of vergelijkbare technologieën worden gebruikt, vragen wij hiervoor vooraf toestemming via een duidelijke cookiebanner.

Wanneer iemand zich aanmeldt voor een nieuwsbrief of zakelijke update, gebruiken wij het e-mailadres om relevante informatie te sturen over Ukraine Business Desk, zakendoen in Oekraïne, diensten, ontwikkelingen of uitnodigingen.

Afmelden kan altijd via de afmeldlink in de e-mail of door contact met ons op te nemen.

Betrokkenen hebben op grond van de AVG verschillende privacyrechten. Zij kunnen ons onder andere vragen om:

• inzage in hun persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens;
• bezwaar tegen verwerking;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Een verzoek kan worden gestuurd naar info@ukrainebusinessdesk.nl.

Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de verzoeker te controleren. Wij reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de termijn die daarvoor onder de AVG geldt.

Wanneer iemand vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens, vragen wij om eerst contact met ons op te nemen via info@ukrainebusinessdesk.nl.

Daarnaast heeft iedere betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website, werkwijze of wettelijke verplichtingen wijzigen.

De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.

Laatste update: juni 2026